Vender un producto es fácil de seguir. Lo difícil empieza tres meses después, cuando un cliente llama por una unidad que le enviaste y tienes que averiguar qué le mandaste en realidad.
Si vendes productos y los atiendes después de la venta, la historia de un cliente suele estar repartida en varios lugares. La factura está en tu herramienta de facturación. La entrega, en una hoja de cálculo o en la página del transportista. El número de serie, en una libreta o en la lista de empaque del proveedor. Y la conversación de soporte, en la bandeja de entrada de alguien. Cada pieza funciona bien por separado. Pero responder “¿qué le mandamos y qué hicimos al respecto?” significa abrirlas todas.
Dónde se va el tiempo
Casi nunca se nota como un gran fallo. Se nota en tareas pequeñas que se repiten:
- Averiguar qué unidad exacta tiene un cliente, cuando el número de serie quedó anotado en un lugar que ya no recuerdas.
- Manejar una devolución. La mercancía regresa, así que el inventario tiene que subir. La cuenta del cliente tiene que bajar. Son dos pasos distintos, y uno de los dos suele olvidarse.
- Atender una solicitud de soporte sin saber qué se entregó, desde qué almacén o si siquiera llegó.
Cómo se ve en Epic 360
Con el módulo de Inventario activado, puedes habilitar números de serie en cualquier ítem. Los seriales se registran cuando recibes o cuentas inventario, y puedes buscar cualquier número para ver qué ítem es y qué almacén lo tiene. Un reporte lista todos los seriales sin usar que siguen en inventario.
A la hora de entregar, las líneas facturadas que esperan envío se convierten en una orden de entrega. Eliges desde dónde sale y a dónde va, la confirmas, escoges el método de entrega (un transportista o uno de tus propios vehículos), la marcas como enviada y la completas cuando el cliente ya tiene la mercancía. Si un almacén está configurado para controlar el inventario, no puedes enviar lo que no hay, y los ítems con número de serie necesitan sus números antes de poder marcarse como enviados.
Si algo regresa, la entrega enviada tiene la acción “Returned to warehouse”. Devuelve la mercancía al inventario y, cuando la orden tiene números de serie, confirmas que volvieron esos mismos números. La parte de facturación es un paso aparte: emites un crédito al cliente, que reduce lo que debe y deja la factura original tal cual. A veces solo necesitas uno de los dos pasos. Una entrega rechazada se repone al inventario y se vuelve a enviar, sin crédito. Un error de precio recibe un crédito y no mueve inventario.
Para soporte, abres un caso desde el registro del cliente con un contacto, asunto, descripción, responsable, categoría y prioridad. Puedes asociarle un contrato o un ítem si corresponde. A partir de ahí, los cambios de estado, llamadas, citas, notas y fotos quedan en la línea de tiempo del caso, y puedes crear una orden de trabajo cuando un técnico tiene que salir.
Mismo cliente, mismo registro, desde la venta hasta el seguimiento.
Lo que Epic 360 no es
Epic 360 no es un ERP empresarial ni pretende reemplazar un sistema de almacén especializado para una operación grande. Está pensado para el negocio pequeño que vende productos, los entrega y los atiende después, y quiere ese historial bajo un mismo cliente. Inventario es un módulo opcional, y el seguimiento por número de serie solo aplica a los ítems en los que lo actives. Si algo que necesitas no está, cuéntanoslo. Eso nos ayuda a decidir qué construimos después.
Pruébalo con tus productos reales
Epic 360 es gratis para empezar, sin tarjeta de crédito, hasta 25 clientes activos. Alcanza para cargar algunos de tus productos, enviarle uno a un cliente y abrir un caso sobre ese envío, y ver si el historial queda junto como te gustaría.
Si alguna vez atendiste la llamada de un cliente por una unidad revisando tres lugares distintos, esto es para ti.
Epic 360 es un software de gestión de negocios para empresas de servicio, alquiler y operaciones recurrentes: cotizaciones, contratos, facturación automática e historial de servicio en un solo lugar.